Don’t look back in anger: como estruturar uma ótima retrospectiva

Olhar para o que se passou pode ser uma benção ou uma maldição. Retrospectivas podem ser ótimas ou desastrosas, dependendo de como as atividades são encadeadas. Eu mesmo já rodei estes dois tipos de retrospectiva. E isso tem muito a ver com a experiência do facilitador. E, acredite, você não vai querer passar pelo constrangimento de facilitar uma cerimônia em que todos ficam te olhando com cara de “ué?”.

Costumo dizer que o papel do facilitador, durante a iteração, é observar o time com olhos críticos, de quem está de olho nas oportunidades. A retrospectiva é uma grande oportunidade: de aprendizado, de organização, de inspeção e adaptação. Não se pode abrir mão da oportunidade de melhorar o trabalho do time.

E, pra isso, nada melhor que uma boa retrospectiva.

O que vamos ver hoje são algumas dicas de como planejar uma ótima retrospectiva, potencializando seus efeitos no time. Veja, não tenho a intenção de escrever o “guia definitivo das retrospectivas”! Apenas quero dividir o que aprendi nesses anos todos.

Aprender as regras de uma boa retrospectiva é apenas o primeiro passo. Você alcançará a maestria quando souber as regras e o momento exato de quebrá-las. Creio muito nesta abordagem, afinal, no fundo, sou um Coração Rebelde! 🙂

Contexto

Boas retrospectivas têm que estar inseridas em um contexto. As atividades pensadas para a cerimônia precisam estar amarradas a um propósito. O facilitador precisa identificar, durante a iteração, o que o time precisa aprender ou desenvolver, para fazer isso emergir durante a execução das atividades.

Por exemplo, não tem nada a ver rodar uma atividade de apresentação em um time que já se conhece, muito menos uma atividade de celebração quando o time passa por problemas que poderiam ser resolvidos por uma atividade de team building.

Icebreaker

O facilitador deve quebrar o gelo para deixar o ambiente mais leve. Acredito que a necessidade de um icebreaker é diretamente proporcional à dificuldade que o time enfrentou nos últimos tempos. Afinal, por mais que não seja a ideia, as pessoas sempre vão para a retrospectiva com algum tipo de receio de desencadearem a Terceira Guerra Mundial.

Cabe ao facilitador identificar este clima e lançar uma atividade que solte o time.

Particularmente acho que esta atividade pode ser pulada, dado o tempo que se tem disponível ou se o time está passando por momentos de sucesso. Também considero pular o icebreaker quando o time já está entrosado no dia a dia e as pessoas sentem-se à vontade umas com as outras.

BALÕES COLORIDOS

Eu nunca fiz esta dinâmica, mas acho a ideia interessante. 

Para esta atividade, você só precisará de balões de ar coloridos. A atividade começa com cada membro do time sendo o guardião de umbalão, que deverá ser mantido no alto. 

Com o passar do tempo, o facilitador dificultará um pouco a atividade, incluindo novos balões, sem um guardião específico, dizendo que eles também não poderão cair. 

O último grau de complicação é quando o facilitador começa a tirar pessoas da atividade com frases como "Preciso falar com você" ou "Hoje eu não venho trabalhar". Acrescente um motivador dizendo que os participantes ganharão um prêmio se os balões não caírem. 

Por fim, gere uma discussão sobre como as pessoas se sentiram fazendo a atividade.

Essa atividade é contra indicada para pessoas que, como eu, têm globofobia! Sad, funny, but true! :)

Check-in

Como Coach gosto muito de entender como as pessoas se sentem. Estas atividades são poderosas por que preparam o time para o que está por vir, derrubando o julgamento. Afinal, como julgar os sentimentos do outro?

É o primeiro momento onde se mostra que sinceridade e transparência são necessários em um processo de melhoria contínua.

HAPPINESS RADAR

Em um quadro, coloque emoticons com algumas emoçoes e peça para que cada um coloque um post it com seu nome associado à emoção que dominou durante a iteração (com com relação ao projeto). Por fim, peça para que as pessoas expliquem por que se sentiram desta forma. Nesta etapa, é importante deixar claro que os outros não deverão interferir ou opinar; apenas ouvir, sem julgamento. 

Seguem algumas emoções que podem ser utilizadas na atividade (mas você pode customizar as emoções que utilizará): 

Chocado/Surpreso
Nervoso/Estressado
Sem Poder/Constrangido
Confuso
Feliz
Louco
Oprimido

Data Gathering

Para dar o pontapé inicial à melhoria de processos, precisamos coletar dados sobre o que se passou nos últimos tempos. Existem muitas formas de fazer isso, direta ou indiretamente. Eu diria que esse é o core da retrospectiva, por isso, vemos por aí com frequencia, Scrum Masters que começam a cerimônia por esta etapa.

Isto não está de todo errado! Mas lembre-se que tudo tem que estar dentro de um contexto que faça sentido aos participantes. Por exemplo, se o seu time passou por tempos difíceis, se você já iniciar a retrospectiva por aqui, é quase certeza que as pessoas pensarão que começou a temporada de caça às bruxas!

Então, cuidado ao quebrar as regras!

TIMELINE

Esta é uma das formas mais simples de coletar dados sobre um período. O facilitador desenha uma linha e pedirá ao time para colocar post its com os principais fatos do período, em ordem cronológica. Num primeiro momento, deverão focar apenas em fatos. 

Em outro momento, o facilitador pede para o time classificar os fatos como positivos ou negativos. Pode pedir para colocarem em lados opostos da linha, mas ainda mantendo a ordem cronológica dos acontecimentos.

Insights

A etapa que os insights de melhoria são gerados, são derivados da coleta e discussão dos dados. O facilitador deve puxar uma lista de ações baseado no que foi dito. Seguindo a linha da atividade proposta anteriormente, duas perguntas poderiam ser feitas:

O que temos que fazer para eliminar ou minimizar este fato negativo?

O que podemos fazer para potencializar este fato positivo?

Aqui, teremos material para determinar o plano de ações de melhoria. Aqui, podem ser descobertos muitos pontos que precisam ser trabalhados. E, obviamente, é impossível melhorar em todos os aspectos de uma única vez.

Você poderá usar o dot voting para que as pessoas decidam a prioridade das questões que deverão ser trabalhadas pelo time. Ou poderá seguir uma das abordagens do processo de coaching:

Dados todos estes pontos, quais pontos acredita-se que, se melhorados, terão impacto positivo sobre os demais?

MAXIMIZE FOLLOW THROUGH

Prepare um quadro com as seguintes colunas: AÇÃO, MOTIVAÇÃO, TORNAR FÁCIL e LEMBRETE. 

AÇÃO: é a ação, já priorizada, que o time decidiu tomar para resolver determinada questão. Lembre-se que um fato pode gerar várias ações. 

MOTIVAÇÃO: por que o time deve investir esforço nesta ação? Quais são os possíveis ganhos trazidos por esta ação?

TORNAR FÁCIL: fazer acontecer, às vezes, é bem desafiador para o time. Aqui, as pessoas poderão colocar sugestões de como fazer daquela nova prática uma ação fácil e torná-la um hábito. É como se eu desejasse emagrecer e, para tornar o processo menos doloroso (afinal, adoro comer!), eu me comprometesse a diminuir todas as porções. 

LEMBRETE: como eu posso me lembrar de tomar esta ação? Seguindo o meu exemplo do emagrecimento, posso deixar aquela calça que eu adoro - e não me serve mais - pendurada em um local visível. Toda vez que eu olhar pra ela, lembrarei do meu objetivo, que é sair por aí vestido nela. 

E você pode levar essa atividade pra sua vida! Olha que legal!

Check-out

Pra encerrar a conversa, você, como facilitador, provavelmente gostaria de receber um feedback de como foi a cerimônia para o time. É quase como se você checasse novamente o estado emocional das pessoas.

É hora de firmar o comprometimento do time com tudo o que foi discutido. Resuma rapidamente os pontos, as ações e cheque se todos estão confortáveis com as decisões.

Você também pode rodar alguma atividade para ter um feedback para você, facilitador.

FEEDBACK DOOR

Esta é uma atividade muito simples, que pode ser executada enquanto as pessoas saem da sala. Uso muito este termômetro quando facilito cerimônias de times em que não participo do dia a dia. 
Coloque emoticons próximo da saída da sala: 

:) 
:| 
:( 

Peça para os participantes colocarem um sinal próximo ao emoticon que mais se aproxima com o que sentiram após a sessão. Deixe alguns post its perto também e diga que "não ficaria triste se alguém escrevesse algum recadinho sobre como melhorar a sessão".

Don’t look back in anger…

Uma boa retrospectiva não precisa necessariamente ter todas estas fases (na minha opinião). Como disse, tudo depende de contexto. Esta é a palavra mais importante da retrospectiva. Observe seu time e identifique o que ele mais precisa. Conheça as regras e quebre-as. Não tem problema em ser um pouquinho rebelde!

Olhe pra trás com carinho, tome decisões acertadas e tenha um futuro brilhante!

Post originalmente publicado no blog da Lambda3.

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Marcelo L. Barros

Olá! Sou um cara criativo, curioso e detalhista, que, cada dia, mais se vê interessado em desvendar os mistérios desse "bicho gente"! Comecei minha carreira profissional em 1996, sou formado em Processamento de Dados pela FATEC de Santos. Naquela época tudo o que eu queria ter na minha frente era um computador e uma desafiadora regra de negócio, que se transformaria no melhor programa possível. Mas as coisas mudam! Concluí que quem faz software com qualidade são as pessoas e não as máquinas. Hoje, minha MISSÃO é ajudar pessoas e times a alcançarem seus objetivos, pois acredito que o sucesso pessoal e profissional está ligado a três pilares: FELICIDADE, MOTIVAÇÃO e SENTIDO. Como faço isso? 💡 MOTIVANDO pessoas, fazendo-as enxergar o 💡 SENTIDO das suas ações, que traz 💡 FELICIDADE por fazerem a diferença em suas vidas, suas empresas. Sou formado em Coaching pelo ICC e escrevo artigos sobre Métodos Ágeis, Comportamento, Inovação e Coaching. Vejo no lúdico a forma mais profunda de aprendizado. Procuro sempre conduzir reuniões de forma criativa, que tragam algum tipo de aprendizado aos participantes, seja por meio de dinâmicas de grupo ou jogos em equipe. Neste quesito, desenvolvi um jogo, a "Feijoada Ágil", para ensinar conceitos sobre trabalho em equipe. Se você, como eu, também acredita que eu posso te ajudar, deixe-me saber! Vamos tomar um café e, quem sabe, juntos podemos MUDAR O MUNDO!

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